いわゆるクラウドと言ってもここで言うクラウドはファイル共有用クラウドに関しての説明です。いわゆる、クラウドストレージというものの活用に関してです。
Dropboxのいいとこ4つ
- 色々なクラウドによるファイル管理の中でなぜDropboxなのか？
- 他のクラウドと比較して、Dropboxのどこがいいのか？
リモートワークも全盛のこの時代、VPNを利用してファイルサーバーアクセスだけでは会社の回線がパンクすることも多々あります。
Dropboxは多くの認証団体(ISO 27001等)の基準を満たすツールです。さらに、クラウド上では暗号化されて保存されている上に、送受信時も暗号化されて送受信されますので、安全に利用できます。
誰でも簡単に使えるDropboxの活用によりいかに業務コミュニケーションを図り効率化ができるかを説明していきます。
1．同期速度が速い
同期速度は重要です。この部分を強調する人は少なく感じますが、同期速度が遅いと「競合文書」が発生して、バージョン管理等余計な業務が増えてしまいます。
クラウドストレージを利用する上で、一番重要なポイントです。
2．セキュリティ機能
クラウドとかリモートアクセスはセキュリティが心配ですよね？Dropboxは色々な機能でセキュリティの不安を解消します。
ここでは主にDropbox Business Advancedの機能に関することになります。
閲覧管理
ファイルを「閲覧された」という情報が管理されることは情報漏洩防止に関して非常に大事なことになります。
デバイス管理
どのデバイスからファイルがアクセスされたという情報やデバイスの紛失時などにデバイスからの情報削除ができることは重要なポイントです。
復元機能
自動で120日間のバージョン履歴とファイル復元が行われます。この機能によりランサムウェアなどでファイルを書き換えられた場合においても復旧可能です。
3．選択型同期とスマートシンク
SSDの流行でパソコンに搭載されるディスク容量は少なくなってきています。その課題にもDropboxは対応可能です。
選択型同期とは必要なフォルダやファイルだけを自分のローカル側のファイルとして同期させる機能です。自分自身と関係ない業務のファイルをパソコン内に置く理由はありませんから。
スマートシンク機能とは、ファイル名だけを自分のローカル側のパソコンに置いた上で中身が無い状態で保管できる機能です。
利用する段階になって初めてパソコン側に中身が送られる機能です。ハードディスクやSSDの容量の節約に繋がります。
4．ファイルやフォルダのシェア機能
メールに添付できないような大きなファイルや多数のファイルも、シェア機能を利用することで共有できます。
さらに、「ファイルリクエスト」を利用することで、相手側がDropboxを利用してない場合でも大きなファイルを送ってもらうことが可能になります。
ライセンス購入数を少なくするために
とは言っても、Dropboxを全人数分のライセンス数で揃えるのは結構なコストに繋がります。
そのために、ライセンス規約違反にならずにいかに少ないライセンスで利用できる様にするかは大事なポイントになります。
その情報をまとめてみました。
https://blogger.ibg.jp/2023/05/qnap.html
上手にDropboxを導入したいとお考えであれば、ぜひ、気軽にお問い合わせください。